Création intranet Imprimer
APC France - Nos Prestations

Comme beaucoup d'entreprises, de professionnels et d'associations, nous rencontrons des difficultés de communications internes (entre le personnel) ou externe (entre l'entreprise et le client). Nous avons pendant longtemps rencontré ce type de problèmes. Nous avons essayé plusieurs solutions telles que le centre d’appel, les suites de logiciels tels que Microsoft Outlook avec un server Exchange pour les plannings partagés etc....

Nous en sommes arrivés à une conclusion, c'est que tous ces services coûtent cher et qu'il y a toujours minimum un inconvénient que l'on ne peut pas supprimer ou restreindre. Que faire ?

 

Nous sommes partis sur l'idée que nous voulions :

 

Une application capable de gérer

  • Une diffusion de certaines informations sur la page d'accueil
  • Gérer un planning
  • Gérer les contacts
  • Gérer les tâches
  • Un gestionnaire de projet avec budget et état d'avancement
  • Un gestionnaire de fichier
  • Un gestionnaire de feuille de temps
  • Un gestionnaire de favoris
  • Un gestionnaire de communiqué
  • Un module de sondage
  • Un module Wiki
  • Un gestionnaire de fichier
  • Une base de connaissance
  • Un gestionnaire de ticket incident
  • Un gestionnaire de ressources
  • Un webmail

 

Nous avions également des exigences pratiques

  • Pouvoir partager toutes les applications en choisissant les utilisateurs
  • Avoir tous ces outils dans une seule eu unique application
  • Que cette application soit disponible à partir de n'importe quel ordinateur connecté dans le monde
  • Une application en ligne, sans avoir à installer un outil sur le poste, mais juste en passant par le navigateur internet
  • Une application simple à prendre en main et accessible à nos clients
  • Une gestion des utilisateurs, pouvoir indiquer qui a accès à quoi et quand
  • Une interaction entre les modules (exemple : mettre un lien dans le gestionnaire de projet vers une feuille de temps, vers un contact, vers un rendez-vous)
  • Que l'on puisse modifier tous les paramètres de cette application sans grandes connaissances, et pour pouvoir l'adapter à nos besoins
  • Disponible dans plusieurs langues avec un outil de traduction
  • Et que le tout soit rapide !!!

 

Et pour finir, en vue de notre secteur d'activité

  • La sécurité du logiciel via un certificat, comme le site d'une banque.

 


Avec tous ces éléments, nous avons recherché une solution.

Si je vous dis que nous avons trouvé, et que cette solution n’attend plus que nous puissions la mettre en production dans votre entreprise, votre association, que vous soyez deux collaborateurs ou mille ?

Si je vous dit que nous avons une application que nous pouvons personnaliser à vos besoins, avec votre code couleur, votre logo, sécurisée via un certificat au nom de votre société, accessible depuis n'importe quel ordinateur connecté à internet dans le monde, via une simple adresse internet et sans installer un logiciel sur le poste ! Et si je vous dis que cette application gère via des petites icônes, tous les points regroupés ci-dessus ?

 Que répondez-vous ? 


 

A quel prix ?

 Nous avons décidé de commercialiser ce projet sous trois formes différentes pour pouvoir en faire profiter tout le monde.

  • Si vous disposez d'un service informatique ou d'un prestataire

Nous vous proposons de commercialiser l'application originale, sans personnalisation, sans maintenance, sans formation, ces services étant effectués par votre service informatique ou votre prestataire.

Nous ne vous lâchons pas non plus dans la nature. Cette application fonctionne sans bug du moment qu'elle est bien installée à la base. Pour la partie technique de l'installation, un technicien assistera votre informaticien afin de le guider dans les différentes opérations de l'installation, de la sécurisation. Le travail de notre technicien s'arrêtera lorsqu'il aura validé l'installation et effectué les tests nécessaires.

 

  • Solution complète

Installation + personnalisation + formation + maintenance

Comme le titre l'indique, voici la solution complète pour les petites, moyennes ou grandes entreprises, mais aussi pour une association, deux collaborateurs entre eux, une relation entre une entreprise et ses clients, un médecin et ses patients...

Nous nous occupons donc, dans un premier temps, de l'installation du logiciel, de sa personnalisation (concernant le secteur d'activité, des utilisateurs et droits, du code couleur ou encore du logo) et de sa sécurisation via un certificat. Puis nous vous apprenons comment l'utiliser, mais vous verrez, l'application est très intuitive, guère plus difficile que l'utilisation d'un logiciel classique tel que Microsoft Outlook.

La partie maintenance n'est pas importante, il sera surtout question d'apporter des modifications que vous jugerez utiles à force d'utiliser le logiciel.

Pour vous situer un ordre de prix, car cela varie d'une structure à l'autre, que vous soyez deux ou mille, le travail n'est pas le même au niveau du temps passé (rien que pour créer les utilisateurs !!), nous évaluons en moyenne un coût total de 100 à 120 €uros par utilisateur en tout et pour tout. C'est à dire pour l'installation, le paramétrage, inclus la maintenance.

Nous avons récemment équipé un cabinet d'avocats associés de 5 personnes, 4 avocats et une secrétaire et nous avons facturé 479 €uros T.T.C. la prestation complète. De toute façon nous vous faisons un devis gratuit contenant une clause de non dépassement.

 

  • Session utilisateur hébergée par APC France

Pour mieux comprendre cette solution, il vous faudra lire la partie technique ci-dessous, mais pour faire simple, si vous n'avez pas la possibilité de laisser un ordinateur tourner en permanence, cette solution est pour vous.

Si vous êtes un commercial indépendant, mais que vous souhaitez que vos clients puissent prendre rendez-vous directement sur votre planning, nous vous proposons de vous ouvrir un espace sur notre propre application. Nous louons un espace environ 15 €uros par mois.

 

A quelles conditions, quel plan technique ?

Vous vous doutez bien que les enregistrements de données effectuées sur cette application doivent être enregistrés quelque part ! Oui, sur un server... N'ayez pas peur !! Un simple ordinateur fera l'affaire, même une ancienne génération, seule la vitesse en dépend. Plus l'ordinateur est puissant, plus c'est rapide.

Voici donc les conditions techniques :

  • Un ordinateur dans un environnement Windows, Mac ou Linux
  • Une connexion à internet

 Pour les conditions de vente : (rien de plus compliqué sue les conditions techniques)

  • Démonstration gratuite
  • Devis gratuit (comportant le matériel si besoin) 
  • Prestation de mise en place
  • Vous essayez le premier mois avant de payer
  • à la fin de l'évaluation, vous payez ce qui est marqué sur le devis

 

Quand venez-vous nous faire essayer ce logiciel ?

Quand vous voulez !! Sachant que pour l’installation il nous faudra environ 2 heures pour 10 utilisateurs.

 

Côté formation ?

La durée de la formation dépend du nombre de modules (planning, gestion de salle, de temps, de projet…) exploités. En accord avec les personnes concernées (direction), mais aussi en fonction du nombre d’utilisateurs, nous décidons de vous former en groupe ou d’une formation individuelle.

Pour les petits oublis ou  pour les personnes voulant s’auto-former, nous mettons à votre disposition, un support en ligne ou sur Cd-rom, contenant une formation complète sur tous les modules. Ce support n’est pas composé d’une formation papier classique, mais d’une formation sous forme de modules vidéo. C'est-à-dire qu’a la place d’avoir un fichier avec des copies écran des manipulations à effectuer, vous verrez directement les manipulations sous forme de vidéo.

 

Côté maintenance ?

Concernant la maintenance, elle reste minime. En effet, cette application dispose d’un module de sauvegarde et de maintenance automatique. Les opérations de maintenance restant manuels sont essentiellement l’ajout ou la suppression d’utilisateurs ou de modules, ou encore le changement de certains termes que vous souhaitez, au fur et à mesure de l’utilisation.

 

 

Quelle utilité pratique au quotidien ?

 

 Les  modules :

 

  • Administration

Ce module comporte la personnalisation de l’application. C’est dans cette partie que la personne qui gère l’application va pouvoir ajouter ou supprimer un utilisateur, un module, changer un mot de passe, le logo, le code couleur.

Ce module ne sera accessible qu’aux utilisateurs gestionnaire de l’application et non aux utilisateurs simples.

 

  • Accueil

Sur cette page, chaque utilisateur pourra définir de manière très simple, quel module il souhaite afficher et dans quel ordre.

Exemple 1 : Un utilisateur voudra afficher dans cet ordre le calendrier en premier, puis les taches pour finir par les contacts.

Exemple 2 : Un utilisateur préférera afficher en premier les taches, puis le webmail, le calendrier et les favoris.

 

  • Calendrier

Le calendrier est un des modules les plus demandés. Ce calendrier est similaire à celui de n’importe quelle application type Outlook. Vous pouvez personnaliser l’affichage à votre guise (par jour, semaine, mois…). La saisie des rendez-vous s’effectue via un formulaire simple d’utilisation et très intuitif avec l’ajout des participants au rendez-vous si il s’agit d’une réunion.

Il est également possible, et d’où l’interet de cette application, de partager les informations de votre calendrier avec des autres utilisateurs selon des règles que vous pourrez définir en cochant quelques cases. Vous déciderez ainsi qui a accès à votre planning et si l’utilisateur à le droit de modification, de suppression, d’afficher les rendez-vous privés ou encore de supprimer des informations.

Un rendez-vous comme une réunion peut comporter plusieurs utilisateurs.

Exemple : réunion de projet Y avec pour participants Monsieur Dupont, Madame Muller, et de Mademoiselle Martin.

Si un utilisateur rajoute, supprime ou modifie ce rendez-vous, une fonction de notification par courrier électronique est disponible. Donc Monsieur Dupont, Madame Muller, et  Mademoiselle Martin, recevront un mail avec les modifications apportées.

Si un utilisateur ajoute un rendez-vous alors que vous avez déjà un rendez-vous sur la même plage horaire, une fenêtre lui indiquera qu’il y a conflit. Il suffira alors de cliquer sur un bouton, qui lui indiquera vos disponibilités.

 

  • Gestionnaire de contacts

Gestionnaire de contacts classique comprenant les champs habituels (nom, prénom, coordonnées, adresse mail…).

Vous pourrez partager aisément des contacts avec d’autres utilisateurs ou créer une base de contacts commune à tous les utilisateurs.

 

  • Gestionnaire de taches

Pour vous souvenir des différents travaux à effectuer ce module vous permettra de classer vos taches selon un ordre de priorité ou selon une date de fin à laquelle la tache doit être effectuée.

Comme pour touts les modules, vous pouvez partager une tache et ainsi travailler à plusieurs sur cette même tache, en indiquant ce que chaque utilisateur a fait.

 
  • Gestionnaire de projets

Ce module est bien pratique pour suivre l’état d’avancement d’un projet, comportant un budget. Il permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur un même et projet et de suivre ce que chacun a fait.

C’est également dans cette partie que l’interaction de modules va être intéressante.

Exemple : sur le projet Y, dans la liste de suivi, nous pouvons retrouver les rendez-vous concernant ce projet, mais également un lien internet vers un site intéressant pour les autres collaborateurs, les différentes fiches de temps indiquant les couts du projet pour le facturer, ou encore une tache réalisée pour ce projet.

Ce qui est donc intéressant, c’est de pouvoir obtenir en un clic, la liste des opérations dans un ordre chronologique, pour pouvoir répondre à votre client directement sans appeler chaque collaborateur pour demander ce qu’il a fait et quand.

Vous pouvez également par exemple, traiter chaque client comme un projet. Vous aurez donc un visu, par client, des actions ou prestations effectuées pour ce client.

 

  • Gestionnaire de fichiers

Qui n’as pas rêvé un jour de pouvoir modifier un fichier se trouvant sur l’ordinateur du bureau, depuis la maison ou directement depuis chez le client, sans passer par une clé USB ou un cd-rom.

C’est désormais chose possible. Vous pouvez modifier à volonté tous les fichiers stockés sur l’ordinateur du bureau, mais également transférer des documents, en rajouter, en supprimer…

 

  • Gestionnaire de feuille de temps

Ce module est très pratique concernant la facturation. Il permet de créer des clients auxquels vous affecterez au fur et à mesure et en temps réel les différents prestations ou chantiers effectués ainsi que leurs couts.

Cette fonction est aussi utile pour les commerciaux extérieurs ou travailleurs indépendants. Ils peuvent ainsi saisir une facturation directement depuis chez le client, sans avoir à le noter sur un bon d’intervention ou devoir se souvenir en fin de journée des prestations effectuées.

Cette application est également complètement intégrée au travail collaboratif. Ainsi la direction ou la comptabilité peuvent ainsi prendre connaissance des derniers événements.

 

  • Gestionnaire de Favoris

Le gestionnaire de favoris comporte deux fonctions. La première est destinée à faire partager des favoris (liens vers des sites internet) entre différents collaborateurs, et la seconde est une partie privée à l’utilisateur. De ce fait, vos favoris internet seront accessibles depuis n’importe quel ordinateur, évitant de retenir les adresses des sites par cœur.

 

  • Gestionnaire de communiqués

Ce gestionnaire va permettre de faire circuler des communiqués, notes de service, messages importants aux personnes désignées par le rédacteur du communiqué.

 

  • Module sondage

Le sondage est un outil utile afin de connaître l’avis des clients, membres ou du personnel. Il permet de mettre en avant une question sur le site, d’afficher les résultats en temps réel, accessible aux sondés ou non. Le module de sondage permet également d’afficher plusieurs questions. Il faut savoir que les votes restent anonymes.

 

  • Module Wiki

Le module Wiki est une copie de la Wikipédia, mais vide. Il vous faudra lui apporter les éléments au fur et à mesure que vous soumettrez un article et que le modérateur validera ou non.

 

  • Gestionnaire de fichiers communs

Si vous souhaitez mettre à disponibilité de certains ou tous utilisateurs, des papiers en tête, formulaires d’impression ou documents types, ce module vous permettra de le faire. D’un simple clic, vous pourrez modifier les fichiers et aussi préciser qui a le droit d’y accéder.

 

  • Base de connaissance

La base de connaissance est une encyclopédie interne à l’entreprise. Elle est conçue dans un but d’autoformation, mais peut également servir de support à l’entreprise.

Exemple : Monsieur Dupont vient d’arriver dans votre structure. Il travaille au service comptabilité. Si un client l’appel en lui demandant un renseignement, il pourra tout de suite lui répondre sans devoir demander à tous ces collègues.

Contrairement au module Wiki, ce module est une base de données exacte, construite par la direction, à titre informatif, tandis que la Wiki est une base de données crée pour apporter des précisions, sur un exemple concret, et apporté par un utilisateur.

 

  • Gestionnaire de tickets incident

En cas de problème, ce module permet l’envoi d’un ticket incident au service ou personne concernée.

Exemple : Monsieur Dupont vient d’avoir un bug sur son ordinateur. Il va pouvoir envoyer un ticket incident au service informatique qui prendra la décision adéquate. Cet outil permet également de désengorger les lignes téléphoniques.

 

  • Gestionnaire de ressources

Sont appelé ressources, les outils matériels communs appartenant à une entreprise, mais également les véhicules ou salle de réunion. A travers cet outil, vous pourrez partager des biens ainsi que gérer leurs planning, tout en permettant aux utilisateurs de pouvoir le réserver.

Exemple : Monsieur Dupont souhaite réserver la voiture de fonction pour son déplacement en clientèle. Il pourra le faire directement, depuis n’importe quel endroit.

 

  • Webmail

Cette fonction est destinée à afficher les mails directement via le site intranet. Ce module permet de pouvoir lire ces mails dans la même application que le calendrier, les taches, les contacts.

 

  • Outils de traduction

Cet outil permet de faire la traduction de l’application en toutes les langues. Elle permet également de modifier les termes des formulaires.

Exemple : le formulaire de saisie du rendez-vous comporte le terme « courrier électronique » destiné à saisir l’adresse électronique du client. Nous pourrons changer le terme « courrier électronique » par « e-mail » ou « courriel ».